„376 ungelesene E-Mails“ – Das E-Mail Postfach kann einen wahnsinnig machen

Pling! Und schon wieder landet eine neue E-Mail in Ihrem Postfach. Egal, ob Sie gerade telefonieren oder an einem Projekt arbeiten: Sie werden immer wieder durch eingehende E-Mails abgelenkt. Durchschnittlich 45 Mal am Tag öffnen wir in unser E-Mail Postfach, um neue E-Mails zu bearbeiten. Der richtige Umgang mit E-Mails ist einerseits eine Frage der Technik, denn Filter und Labels erleichtern das Ablegen und Wiederfinden der E-Mails. Andererseits ist es eine Frage der Disziplin. Wer es schafft, nur dreimal am Tag seinen Posteingang zu öffnen, ist auf einem guten Weg.

Vielleicht kennen Sie diese Situationen: Sie öffnen immer wieder Ihre Nachrichten, weil Sie Ihr Postfach nicht aufräumen und TeamkollegInnen fragen sie irgendwann, wie nun Ihre Entscheidung lautet. Doch in dem ganzen Durcheinander haben Sie diese E-Mail übersehen oder als nicht so dringend hinten an gestellt. Oder Sie finden die Korrespondenz mit einem Kunden nicht mehr, weil ein Kollege sie anders abgespeichert hat als Sie. Oder, oder, oder…

Es geht auch anders. So behalten Sie den Überblick

Wenn Sie sich an die folgenden Tipps halten und die Regeln diszipliniert einhalten, können Sie Ihre E-Mails besser in den Griff bekommen und so bis zu  20 Prozent Ihrer kostbaren Arbeitszeit sparen. Wer  die Zeit für die E-Mail Bearbeitung minimieren möchte, sollte sich vor allem zwei Leitlinien merken: Öffnen Sie Ihr Postfach nur, wenn Sie auch die Zeit haben die Nachrichten zu bearbeiten. Und haken Sie, wenn möglich eine E-Mail nach dem ersten Öffnen ab. So sparen Sie sich den Aufwand, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut in die E-Mail hineinzudenken. Und Sie machen sich frei von der psychologischen Belastung geöffneter, aber unerledigter E-Mails.

Wie Sie E-Mails effizient bearbeiten

Das ist leichter gesagt, als getan: „Am besten erledigen Sie Ihre E-Mails direkt nach dem Öffnen“. Aber was ist dabei die richtige Herangehensweise? Wenn Sie damit beginnen, die neuste E-Mail von vorne bis hinten durchzulesen, verlieren Sie wertvolle Zeit. Denn Sie sollten Ihre E-Mails nicht nur lesen, sondern „bearbeiten“. Das bedeutet: priorisieren, löschen und ablegen. Für die Bearbeitung der E-Mail können Sie sich grundsätzlich an die Fünf-Minuten-Regel halten:

  1. E-Mail öffnen
  2. Entscheiden, ob man die E-Mail innerhalb fünf Minuten bearbeiten kann. Wenn ja, bearbeiten und erst im Anschluss zur nächsten E-Mail übergehen.
  3. Dauert die Bearbeitung länger als fünf Minuten, gilt es die mit der E-Mail verbundenen Aufgabe in Ihre To-Do-Liste oder Ihr Projektmanagement Tool zu übertragen.

E-Mails priorisieren

Haben Sie die E-Mails zuletzt am Vortag gecheckt, reicht es normalerweise aus, die Nachrichten nach Eingangsdatum zu sortieren. Sind Sie aus dem Urlaub zurückgekehrt, kann es hilfreich sein die E-Mails nach Empfänger oder Betreffzeile zu sortieren. Dabei gilt es zu beachten, die E-Mails von wichtigen Personen (z.B. Kunden und Vorgesetzte) zuerst zu bearbeiten. Zeigt der Betreff durch viele „AW:“ oder „Re:“, dass hier eine längere Unterhaltung geführt wurde, ist es sinnvoll zunächst die neueste E-Mail zu lesen. Denn oft ist bereits etwas entschieden worden und Sie können die E-Mail als erledigt abhaken.

E-Mails löschen

Ungefähr 90 Prozent aller E-Mails können Sie getrost löschen. Wenn Sie sich nicht hundertprozentig sicher sind, dass Sie die E-Mail noch einmal brauchen, sollten Sie sie einfach löschen. Schauen wir auf die Relevanz vieler Nachrichten, können Sie schon nach einer einfachen Sichtung des Betreffs die E-Mail ungelesen in den Papierkorb verbannen.

Also immer daran denken: Bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen, unterziehen Sie Ihren E-Mails erst einmal dem Betreffzeilen-Check und löschen Sie alles überflüssige.

E-Mails im richtigen Kontext ablegen

In Ihrem Posteingang sollten sich am Ende des Tages idealerweise gar keine bis maximal so viele E-Mails befinden, dass Sie sie auf einer Bildschirmseite überblicken können.

Warum? Ein leeres Postfach kann befreiend wirken und ein effizientes Arbeiten bestärken. Um Ihr Postfach leer zubekommen, müssen Sie Ihre E-Mails ablegen. Dazu gibt es verschiedene Varianten:

  • Klassisch: hierarchische Ordnerstrukturen

    • Diese funktioniert wie das Ordnersystem auf der Festplatte. Unter „Kunden“ bedingen sich zum Beispiel die Namen aller Kunden. In den Unterordnern sind alle wichtigen E-Mails zu einem bestimmen Kunden abgelegt. Die erste Ebene besteht am besten nur aus vier oder fünf Ordnern, darunter können es mehr sein. Grundsätzlich sollten Sie gut überlegen, ob Sie einen Ordner wirklich brauchen, bevor Sie ihn anlegen. Um die Übersichtlichkeit zu bewahren sollten Sie auch nicht tiefer als drei Ebenen staffeln.
  • Modern: hierarchische Label-Systeme

    • Moderne E-Mail Systeme brauchen keine Ordner. Sie arbeiten mit einem Posteingang, einem Archiv für ältere E-Mails und mit „Labels“. Der größte Vorteil: E-Mails müssen nicht mehr unbedingt in entsprechend zugeordneten Ordnern abgelegt werden, sondern können mit Labels versehen werden. So findet man gesuchte E-Mails mit den zugeordneten Labels deutlich schneller wieder, als in den klassischen Ordnerstrukturen.
  • E-Mails direkt in der richtigen Businessanwendung ablegen

    • Damit Ihre E-Mails immer im richtigen Businesskontext abgelegt sind, bietet es sich an E-Mails direkt in Ihre Geschäftsanwendungen zu überführen. Ihre E-Mails können Sie entweder über unterschiedliche Add-Ins Ihrer einzelnen Geschäftsanwendungen oder per Copy & Paste übertragen. Arbeiten Sie mit Microsoft Outlook, gibt es auch einen dritten Weg: Mit dem Outlook Add-In Mailissa können Sie Ihr Outlook mit Ihren gesamten Geschäftsanwendungen verbinden und E-Mails und Anhänge mit nur wenigen Klicks ablegen. So finden Sie die Informationen aus den E-Mails genau dort, wo Sie sie brauchen. Und Ihre Kollegen auch.

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