E-Mails als Stolperstein zu mehr Effizienz

Alle sprechen von digitaler Zusammenarbeit. Gerade in den letzten Jahren hat das Thema nochmal deutlich an Bedeutung gewonnen. In vielen Unternehmen mussten aber erstmal die Voraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit regelrecht aus dem Boden gestampft werden. Sicherlich ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile – nicht nur für die einzelnen Mitarbeitenden, sondern ebenso für das gesamte Unternehmen.

In diesem Artikel geht es zum einen um die Chancen und Vorteile, die sich durch eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit ergeben. Und obwohl uns heutzutage viele neue digitale Tools zur Verfügung stehen, wird die altbewährte E-Mail auch weiterhin einen Großteil der Kommunikation ausmachen. Deshalb werden wir in diesem Beitrag auch die damit verbundenen Herausforderungen betrachten.

Digitale Zusammenarbeit – Eine kurze Definition

Wenn Sie sich an die folgenden Tipps halten und die Regeln diszipliniert einhalten, können Sie Ihre E-Mails besser in den Griff bekommen und so bis zu  20 Prozent Ihrer kostbaren Arbeitszeit sparen. Wer  die Zeit für die E-Mail Bearbeitung minimieren möchte, sollte sich vor allem zwei Leitlinien merken: Öffnen Sie Ihr Postfach nur, wenn Sie auch die Zeit haben die Nachrichten zu bearbeiten. Und haken Sie, wenn möglich eine E-Mail nach dem ersten Öffnen ab. So sparen Sie sich den Aufwand, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut in die E-Mail hineinzudenken. Und Sie machen sich frei von der psychologischen Belastung geöffneter, aber unerledigter E-Mails.

Unser digitaler Alltag

Im beruflichen Alltag haben wir immer wieder Situationen, in denen wir standortübergreifend und mit unterschiedlichen Parteien zusammen arbeiten.  Unabhängig vom Business Kontext nutzen wir dafür verschiedene Tools – vom Telefonat über E-Mail und Video-Konferenzen bis hin zu gemeinsamen Chat-Anwendungen oder Plattformen, um Dokumente zu teilen, gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten.

In dem Zusammenhang sind digitale Lösungen als Form der Zusammenarbeit nicht mehr wegzudenken und vielmehr unerlässlich geworden. Dabei macht es die digitale Transformation möglich, Teamwork mehr und mehr durch Kollaborationstools zu unterstützen. Sei es für die Kommunikation, im Bereich des Wissensmanagement, der Organisation und Umsetzung von Projekten, oder oder oder.

Viele Unternehmen nutzen hierfür zum Beispiel Anwendungen, wie Slack und Microsoft Teams als Kommunikationskanäle und Ablageorte. Trello, Jira oder ähnliche Anwendungen werden für die Projektplanung, Prozessanalyse oder Aufgabenmanagement eingesetzt.

Das Problem dabei ist häufig, dass die Transparenz innerhalb von Arbeitsgruppen fehlt oder dass Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind. Das beeinträchtigt nicht nur die Produktivität der Mitarbeitenden, es kann zudem dazu führen, dass Aufgaben nicht fristgerecht erledigt und abgearbeitet werden können, wodurch unter Umständen erhebliche Kosten und unnötiger Mehraufwand entsteht.

Mit einfachen Lösungen für einen klar definierten Workflow können Sie dafür sorgen, dass diese Probleme gar nicht erst entstehen. Der richtige Umgang mit Informationen aus E-Mails, sowohl im eigenen Postfach, als auch in Gruppenpostfächern ist hierfür der erste Schritt. So können Sie von den Vorteilen digitaler Zusammenarbeit profitieren und gleichzeitig Zeit in der Umsetzung Ihrer Projekte sparen.

Vorteile von digitaler Zusammenarbeit

Digitale Zusammenarbeit schafft für Teams und Unternehmen jeder Größe viele Vorteile. Diese kommen nicht nur Mitarbeitenden zu Gute sondern auch den Vorgesetzten und der gesamten Organisation. Wir möchten im Folgenden einige Vorteile digitaler Zusammenarbeit und der Nutzung von Kollaborationstools hervorheben:

  1. Einfache Umsetzung
    Durch einen kurzen und unkomplizierten Workflow kann ein einheitlicher Prozess gewährleistet werden, welchen sich alle Mitarbeitenden leicht aneignen und auch von zu Hause aus problemlos einsetzen können.
  2. Ihre Arbeit wird rentabel
    Durch effizientere Prozesse wird Ihre Produktivität erhöht.
  3. Transparente Kommunikation
    Im Büro bespricht man schnell mal wichtige Dinge zwischendurch, da kommt es nicht selten vor, dass wichtige Informationen verloren gehen. Durch die Verwendung von digitalen Anwendungen bleiben alle wichtigen Gesprächsinhalte erhalten und sind für alle Beteiligten jederzeit abrufbar.
  4. Alle Informationen am richtigen Platz
    Durch geeignete Kollaborationstools und ein klar kommuniziertes Vorgehen, für die digitale Zusammenarbeit, hat das Suchen von Informationen ein Ende und alle Personen wissen, wo sie die notwendigen Informationen zu bestimmten Vorgängen finden.
  5. Die E-Mail Flut hat ein Ende
    …und das Gefühl einer niemals endenden Geschichte, wenn Sie an Ihren E-Mail Posteingang denken, ist es endgültig vorbei. Durch den vermehrten Einsatz von Kollaborationstools schieben Sie dem altbewährten „E-Mail Ping Pong“ endlich einen Riegel vor. Finden Sie die Informationen dort, wo sie sein sollten und sparen Sie sich langes Suchen im E-Mail Postfach.
  6. Sie sind krisensicher aufgestellt
    Die Corona-Pandemie hat es gezeigt. Wenn besondere Umstände die Arbeit von zu Hause erforderlich machen, müssen Unternehmen entsprechend aufgestellt sein. Mit einheitlichen Prozessen, transparenten Lösungen und der nötigen technischen Infrastruktur können Ihre Mitarbeitenden überall und jederzeit wie gewohnt ihren Aufgaben nachgehen.

Outlook am Morgen, …

Und dennoch gibt es sie noch… Die gute alte E-Mail. Der erste Gedanke, nachdem Sie morgens Ihr Outlook geöffnet haben, ist häufig mit einem Schrecken verbunden? Schon wieder so viele ungelesene Nachrichten – dass Sie Ihren E-Mail Posteingang jemals leer und „abgearbeitet“ haben, damit haben Sie bereits abgeschlossen.

Das Geheimnis ist, diesen Kommunikationskanal mit den zusätzlichen Anwendungen (MS Teams, Jira, Trello, Sharepoint, etc.) zielführend zu verknüpfen. Wenn Ihnen das im Tagesgeschäft gelingt, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern Sie können auch wesentlich produktiver werden, Arbeiten delegieren oder zur Diskussion/Information bereitstellen.

Vielleicht kennen Sie Situationen, wie diese: Sie fragen sich, „habe ich diese E-Mail schon irgendwo abgelegt? Ich habe die E-Mail doch bereits weitergeleitet, ich weiß aber nichts über den aktuellen Bearbeitungsstand. Ist jetzt noch etwas zu tun? Es wird schon jemand auf mich zukommen, wenn von meiner Seite noch etwas zu erledigen ist…“

Das ist nur ein vereinfachtes Beispiel für das tägliche E-Mail Chaos – aber es zeigt die fehlende Transparenz für das, was nach dem Eingang der E-Mail kommt – Die Aufgaben, Projekte und weitere Tätigkeiten, die sich aus dem Eingang ableiten.


Bewerbermanagement als digitale Herausforderung

Bewerbungen per Post gibt es schon fast gar nicht mehr. Auch hier hat die E-Mail den Bewerbungsprozess vereinfacht. Heute nutzen viele Unternehmen bereits unterschiedliche Varianten digitaler Bewerberplattformen – Der richtige Match der KandidatInnen bleibt dennoch oft aus und es ist ein enormer Aufwand mit der Abarbeitung der eingehenden Bewerbungen verbunden. Besonders personalintensive Unternehmen kommen dabei immer noch an Ihre Kapazitätsgrenzen. Die Lösung: Bewerbermanagement durch künstliche Intelligenz. Lassen Sie die Arbeit, die nur Zeit kostet, von einem Chatbot erledigen. So hat die HR-Abteilung mehr Zeit, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die dem Unternehmen einen direkten Mehrwert bieten – Dadurch gewinnen Sie nicht nur an Effizienz sondern auch die beste Auswahl an geeigneten KandidatInnen für sich.
– Das klingt interessant für Sie? Lassen Sie uns über die Umsetzung sprechen.

Digitale Zusammenarbeit, Gruppenpostfächer & Co.

In der Zusammenarbeit geht viel Zeit durch die Suche nach aktuellen Listen und Dokumenten verloren. Unter Umständen arbeitet ein Team-Mitglied sogar mit einer veralteten Liste und verschwendet so Stunden von Arbeit. Bei der digitalen Zusammenarbeit mit einheitlichen Software-Lösungen haben alle Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und Dateien. Das Ergebnis: Weniger Zeitverlust bei der Suche nach den richtigen Dokumenten.

Erleichtern Sie sich die E-Mail Bearbeitung und lassen Sie E-Mails nicht zur Last werden.

Die besten Tools und Anwendungen für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit

  1. Microsoft Teams:
    Anwendungen wie Microsoft Teams sind ein Muss für den modernen Arbeitsplatz und eine ideale Plattform für die digitale Zusammenarbeit. Die Social Media ähnliche Software ist nicht nur für die abteilungsinterne Zusammenarbeit sondern ebenfalls für die Kommunikation in Projekten mit Kunden und Gästen hervorragend geeignet.
  2. Outlook Add In Mailissa:
    Von dieser einfachen Funktionserweiterung Ihres Outlook-Clients profitieren alle – die einzelnen MitarbeiterInnen und die gesamte Organisation. Sie können mit diesem Add-In Ihre E-Mails direkt in der Seitenleiste von Outlook kommentieren, die Bearbeitung übernehmen oder Zuständigkeiten weitergeben und einen Status festlegen. Sie können die E-Mails direkt im richtigen Business Kontext in Ihren Systemen (MS Teams, Sharepoint, und vielen mehr…) ablegen und jederzeit auf die Bearbeitungshistorie zugreifen – und all das, ohne Ihren Outlook-Client zu verlassen.
  3. Office Expert & End Performance Management
    Digitale Zusammenarbeit ist super, wenn die Voraussetzungen stimmen. Dabei sind schnelle Geräte, zuverlässige Anwendungen und Services für die Endanwender von großer Bedeutung. Sie spielen eine große Rolle hinsichtlich der Akzeptanz und ihrer Produktivität. Analysieren und arbeiten Sie mit Echtzeit-Daten, sparen Sie sich lästiges Einsammeln von etwaigen Log-Daten und steigern Sie damit die Effizienz Ihrer IT und somit die Produktivität der Endanwender.

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