Historische Datensätze sammeln sich in HCL Notes-Anwendungen schnell an. Wenn es, im Zuge der Modernisierungsstrategie des Unternehmens, an der Zeit ist HCL Notes Domino abzuschalten, müssen diese historischen Datensätze zuerst extrahiert werden, um die Plattform anschließend außer Betrieb zu nehmen.

Die Herausforderung

Die swb AG setzt seit 1998 Lotus Notes ein und hat im Laufe der Zeit viele verschiedene Arten von Domino-Anwendungen zur Unterstützung von Geschäftsprozessen entwickelt.

Als Teil der Modernisierungsstrategie des Unternehmens wurde die Entscheidung getroffen, von Lotus Notes auf andere Plattformen zu migrieren. Die Notes-E-Mail wurde auf Microsoft 365 verlagert, während die maßgeschneiderten Anwendungen hauptsächlich auf SAP und RoXtra migriert wurden.

Nach der erfolgreichen Migration der aktiven Anwendungen verblieben bei der swb AG rund 50 Lotus Notes Datenbanken, die nicht migriert werden konnten. Die Datenbanken wurden von allen Geschäftsbereichen des Unternehmens genutzt und speicherten jahrelange Geschäftsdaten.

Diese Daten mussten nun für Archivierungs- und E-Discovery-Zwecke in einem Nicht-Notes-Format archiviert werden. Das Projekt sollte unter einem engen Zeitrahmen durchgeführt werden und die swb AG suchte gemeinsam mit uns nach einer geeigneten Möglichkeit, die Datenbanken zu archivieren.

Die Lösung

Wir haben bei der Migration von Lotus Notes eng mit der swb AG zusammengearbeitet und ein tiefes Verständnis für die Geschäftsmodelle des Kunden entwickelt. Basierend auf diesem Wissen haben wir schnell eine Liste von Anforderungen erstellt.

„Durch den Einsatz von Seascape for Notes waren wir in der Lage, die PDF-Archive unserer übrigen Notes-Datenbanken nach den individuellen Wünschen unserer Fachabteilungen zu gestalten, und die Endanwender berichten von einer 100-prozentigen Zufriedenheit mit den generierten Archiven.“

Marko Fischer, Team Lead Mail / Infrastructure, swb AG

Zu den wichtigsten Anforderungen gehörten die Benutzerfreundlichkeit, die Fähigkeit, Lotus Notes-Formulare mit absoluter Konvertierungstreue zu konvertieren, die Beibehaltung von Dokumentenverknüpfungen und die Möglichkeit, alle Inhalte für künftige Recherchen und E-Discovery bereitzustellen.

Nachdem wir uns verschiedene Lösungen angeschaut hatten, hat sich SWING Seascape for Notes als die beste Lösung, die alle Anforderungen erfüllte, herausgestellt. Nach einer schnellen Evaluierung des Produkts haben wir einen Proof-of-Concept für den Archivierungsauftrag erstellt, und von da an das Datenbankarchivierungsprojekt gestartet.

Marko Fischer, Team Lead Mail / Infrastruktur bei der swb AG, sagt: „We4IT ist seit vielen Jahren unser Domino-Dienstleister und als sie uns Seascape for Notes für unser Archivierungsprojekt empfohlen haben, waren wir von den vielfältigen Archivierungsmöglichkeiten dieser Lösung begeistert. Durch den Einsatz von Seascape for Notes war We4IT in der Lage, die PDF-Archive unserer restlichen Notes-Datenbanken nach den individuellen Wünschen unserer Fachabteilungen zu gestalten und die Endanwender sind mit den generierten Archiven zu 100% zufrieden.“

Detlev Schümann, Team Lead / Project Manager bei We4IT, fügt hinzu: „Wir waren beeindruckt von der problemlosen Archivierung in PDF und der Verknüpfung von Anhängen im Verzeichnis. Wir konnten große Datenbanken mit tausenden von Dokumenten in 2 bis 3 Stunden archivieren. Auch die Unterstützung, die wir während der Datenextraktion durch das Team von SWING Software erhielten, war hervorragend. Das Team war sehr reaktionsschnell und ging über das Notwendige hinaus, um sicherzustellen, dass die Exporte pünktlich abgeschlossen wurden.“

Das Ergebnis

Bei Abschluss des Projekts hatten wir mehr als 50 Datenbanken von zwei Domino-Servern archiviert, die insgesamt etwa 100 GB an Daten umfassten. Die archivierten Daten werden in einem Netzwerkordner gespeichert, in dem die Benutzer die benötigten Daten leicht finden können, indem sie durch die Ordnerstruktur navigieren, die beim Export automatisch erstellt wurde.

Das Projekt wurde weit vor dem festgelegten Termin abgeschlossen, woraufhin die Domino-Server, auf denen die Anwendungen gehostet wurden, endgültig außer Betrieb genommen werden konnten.

„Beeindruckt waren wir von der problemlosen Archivierung als PDF und der Verknüpfung von Anhängen im Verzeichnis.“

Detlev Schümann, Team Lead / Project Manager, We4IT

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