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HGB, GDPdU, Abgabenordnung — dies sind nur einige der Regelungen, die zu berücksichtigen sind, wenn man über das Thema E-Mail-Archivierung nachdenkt. Ob handels- oder steuerrechtliche Aspekte — im Wesentlichen prägen drei Fragen die Einführung einer Lösung:
- Was muss archiviert werden?
- Wie muss archiviert werden?
- Wie lange muss archiviert werden?
Im Vordergrund stehen Aspekte wie Unveränderbarkeit, Zugriffsfähigkeit und Aufbewahrungsfristen von archivierten Daten. Dabei sind nicht selten Zeiträume von zehn Jahren oder länger verpflichtend. Zusätzlich gilt es, archivierungspflichtige Inhalte von unerwünschten Daten, wie z.B. privater Kommunikation oder Spam, zu trennen. Damit einmal archivierte Daten zügig wiedergefunden werden können, spielt zudem das effiziente Auffinden von E-Mails eine maßgebliche Rolle. Wirtschaftsprüfer setzen insbesondere auf diesen Punkt verstärkt ihr Augenmerk. E-Mail-Archivierung ist heute eine komplexe Herausforderung an die Organisation, Technologie und Prozesse eines Unternehmens. Gefragt sind daher durchgängige Lösungen, die da weitermachen, wo andere aufhören: sich nahtlos in den gesamten E-Mail-Geschäftsprozess zu integrieren und damit für die notwendige Aufbewahrungsqualität zu sorgen. Nur ein zentraler Prozess, der alle für den Archivierungsprozess notwendigen Schritte eng koppelt, sorgt für die notwendige Durchgängigkeit und erforderliche Rechtssicherheit.
Rechtsichere E-Mail-ArchivierungE-Mails sind der Schlüssel zur elektronischen Kommunikation. Ihr Inhalt ist oft geschäftskritisch und nicht selten aufgrund seiner Beweiskraft von vitalem Interesse. Aufgrund der versendeten Daten sind E-Mails zunehmend die Basis von geschäftskritischen Entscheidungen und enthalten Unterlagen, wie Angebote, Verträge oder Rechnungen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, geschäftsrelevante E-Mails rechtssicher zu archivieren. iQ.Suite Bridge nimmt sich dieser Herausforderung an. Bereits vor Zustellung zum Endanwender werden E-Mails archiviert. Eine mögliche Manipulation wird damit von vornherein ausgeschlossen. Was dabei oft übersehen wird: auch ausgehende E-Mails müssen archiviert werden. Der zentrale Prozess von iQ.Suite Bridge greift auch hier. Geschäftliche E-Mails, die Ihr Unternehmen verlassen, werden vor Versand ebenfalls automatisch dem Archiv zugeführt. Durch diesen intelligenten Automatismus sorgt unsere Lösung für die notwendige Rechtssicherheit. Lückenlos und manipulationssicher ermöglicht iQ.Suite Bridge den entscheidenden Schritt in Richtung Langzeitarchivierung.
Ihre Vorteile: - Rechtssichere und manipulationssichere Archivierung
- Lückenlose Aufbewahrung vor Zustellung
- Keine Interaktion der Endanwender notwendig
- Anbindung führender Archivsysteme
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Effiziente Serverentlastung
Überfüllte Postfächer gehören zum Alltag in Unternehmen. Die daraus resultierenden Probleme führen oft zu Produktivitätsverlusten und Frust bei den Mitarbeitern. Und nicht selten versuchen Angestellte ihre Daten lokal abzulegen oder durch Löschen wichtiger E-Mails wertvollen Speicherplatz freizumachen. Dass dies nicht im Sinne von Unternehmen ist versteht sich von selbst. Mit iQ.Suite Store bieten wir die intelligente Lösung. Geschäftsrelevante E-Mails werden anhand eines definierten Regelwerkes zentral und zeitgesteuert archiviert. Dieser serverbasierte Prozess ist dabei der Schlüssel zur Entlastung der Infrastruktur. Überfüllte Postfächer gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Und mehr noch: die Reaktionszeiten des E-Mail-Systems verbessern sich erheblich. Die für eine Datensicherung notwendigen Zeitfenster lassen sich zusätzlich minimieren. Unsere integrierte Single Instance-Archivierung sorgt zudem dafür, dass identische E-Mail-Anhänge nur einmal dem Archiv zugeführt werden. Ihre Vorteile: - Entlastung der Server/Postfächer
- Zentrale, regelbasierte Archivierung
- Zeit-, servergesteuert oder manuell
- Ressourcenschonend und kostensparend
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E-Mail Lifecycle