We4IT ProcessFlow

Prozesse modellieren und steuern mit Lotus Notes/Domino

Ineffiziente Prozesse, Informationsinseln, Medienbrüche und unbestimmte Abläufe verhindern häufig die Erlangung von Wettbewerbsvorteilen in hart umkämpften Märkten. Schaffen Sie transparente, flexible und IT-gestützte Abläufe für Ihre Kern- und Stützprozesse. We4IT ProcessFlow bietet Ihnen ein grafisches Modellierungswerkzeug mit integrierter Process-Engine, um die abgebildeten Prozesse in technisch funktionierende Abläufe umzusetzen.

Prozessmanagement - Ein alter Hut? Sicher nicht!

Prozessmanagement beschäftigt sich mit dem Analysieren, Gestalten, Dokumentieren und Verbessern von Geschäftsprozessen. In der Planungsphase geht es darum, die Geschäftsprozesse zu identifizieren. Dabei können entweder existierende Prozesse analysiert bzw. dokumentiert oder die Prozesse neu geplant werden. Das Ziel der Geschäftsprozessverwaltung ist es, die in jedem Unternehmen existierenden Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen zu nutzen, um sich auf den Kunden auszurichten und als Ergebnis die Unternehmensziele zu verbessern.

We4IT ProcessFlow bietet eine einfache Möglichkeit, definierte Prozesse in vorhandenen Lotus Notes/Domino Anwendungen des Unternehmens ablaufen zu lassen oder  neue Prozesse zu etablieren. Mit Hilfe des Modellierungswerkzeuges We4IT ProcessModeler erstellen Sie ohne Installation von Zusatzsoftware unternehmensrelevante Prozesse und können diese im Anschluss direkt auf Basis der We4IT ProcessEngine im Unternehmen ausrollen. Die Nutzung kann sowohl über den Lotus Notes Client als auch den Webbrowser erfolgen.

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Vorteile und Funktionen

  • Ein Prozess kann in mehreren Datenbanken laufen
  • Freie Definition von Eckinformationen (z. B. Status/Pflichtfelder)
  • Automatische Historienführung der Workflowschritte
  • Konfiguration einer Vererbung bei Neuerstellung
  • Versionierung von Prozessen
  • Anwenderbezogene Mehrsprachigkeit (deutsch/englisch)
  • Parallelisierung von Bearbeitungsschritten
  • Initiierung von Ad-hoc-Prozessen
  • Hohe Flexibilität bei der Definition von Bearbeitern durch eigene Funktionskonfiguration
  • Eskalationsmanagement bzw. Erinnerungsfunktionen
  • Leichte Migration von "Alt"-Systemen und darauf ablaufenden Prozessen (z.B. Lotus Workflow)
Die intuitive Nutzung der Produkte erzeugt schnell vorzeigbare und produktive Ergebnisse und ermöglicht eine kurzfristige Übernahme in den  Echtbetrieb. Beginnend mit einer 95%- Lösung sind Verfeinerungen und kurzfristige Anpassungen an organisatorische Änderungen schrittweise  möglich.

Die wichtigsten Argumente im Überblick

  • Einfache Bedienung
  • Geringer Schulungsaufwand
  • Konfigurieren statt Programmieren
  • Zentrale Verwaltung der Prozesse
  • Workflows können unter Notes und im Web-Browser genutzt werden (auch parallel)
  • In jede Lotus-Notes-Datenbank integrierbar
  • Kostengünstige Alternative zu „High-End“-Workflowsystemen
  • Flexible Anpassung an Aufbau- und Ablauforganisation
  • ROI (Return on Investment) tritt nach kürzester Zeit ein

Unser Angebot

Als Komplettanbieter bieten wir Ihnen nicht nur die Produktlizenzen, sondern auch die zugehörigen Dienstleistungen:
  • Consulting bei Analyse und Definition der Prozesse
  • Implementierung und Coaching
  • Schulung

We4IT Vacation

Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung für Lotus Notes/Domino

Nur ein Mitarbeiter, der sich regelmäßig von den Strapazen der Arbeit erholen kann, ist ein motivierter, produktiver und leistungsstarker Mitarbeiter. Daher gibt es in jeder Unternehmung, vom Kleinbetrieb bis hin zum Global Player Urlaubsregelungen. Diese variieren je nach Gewährung von Urlaubsanspruch, von Brückentagsregelungen, von bundeslandabhängigen Feiertagen etc.

So unterschiedlich die Regelungen sind, so unterschiedlich sind auch die Handhabungen bei der Verwaltung von Urlaub. Die einen benutzen Karteikarten und gelbe Zettel, die anderen verwenden vielleicht SAP. Beide Systeme können unübersichtlich sein. Das eine wegen der hohen Komplexität, das andere wegen der Willkür und Disziplin der verwaltenden Personen. Ziel des We4IT VacationManagements ist die einfache und übersichtliche Verwaltung von Urlauben und Abwesenheiten in einem einheitlichen System.

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Key Features:

  •  Einfache Eingabemaske für Urlaubsanträge und sonstige Abwesenheiten
  •  Beantragung und Verbuchung von Erholungsurlaub, Sonderurlaub, halbe Urlaubstage und Ausgleich für Mehrarbeit
  •  Automatisierter Jahreswechsel mit Anlage neuer Konten und Übertrag von Resturlaub
  •  Konfigurierbare Genehmigungsverfahren mit We4IT ProcessFlow
  •  Anbindung von Personalinformationssystemen mit automatischem Abgleich (konfigurierbar)
  •  Spracheinstellung Englisch und Deutsch auf Benutzerebene
  •  Nutzung über Notes Client und Webbrowser
  •  Zuschaltbarer automatischer Verfall von Resturlaubstagen mit vorheriger Warnung an betroffene Mitarbeiter
  •  Diverse Auswertungsmöglichkeiten über Urlaubsbestand, genommene Urlaube und Resturlaub auf verschiedenen Hierarchieebenen einer Unternehmung

Urlaubsanträge im Genehmigungsprozess

Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, über ein einfaches Formular neue Urlaubsanträge zu stellen und zur Genehmigung an eine definierte Person weiterzuleiten. Dies kann entweder innerhalb eines fest vorgegebenen und von We4IT gelieferten Workflows geschehen oder frei über We4IT ProcessFlow (Optional) definiert werden. Genehmigte Urlaube und Abwesenheiten werden im Konto des Mitarbeiters verbucht. Je Abwesenheitstyp können auf Wunsch individuelle Genehmigungs- und Freigabeverfahren hinterlegt werden.

Verwaltung von Urlaubskonten

Für jeden Mitarbeiter wird pro Jahr ein Konto angelegt, in welchem der Urlaubsanspruch, die Resturlaubstage des Vorjahres, der genommene Erholungsurlaub, sowie genehmigte Sonderurlaube und Ausgleichtage für Mehrarbeit verbucht werden. Die Verbuchung erfolgt monatsweise, d.h., wenn der Mitarbeiter einen Urlaub über Monatsgrenzen hinweg nimmt, dann werden die genehmigten Tage umgerechnet auf die Monate im Urlaubszeitraum. Bei Jahreswechseln werden für jeden Mitarbeiter direkt neue Konten angelegt, in welche bei bestehenden Vorjahreskonten automatisch vom System die verbleibenden Resturlaubstage übertragen werden. Falls es eine Regelung für den Verfall von Resturlaubstagen aus dem Vorjahr gibt, die bis zu einem bestimmten konfigurierbaren Zeitpunkt erlöschen, so kann die Funktion zur automatischen Warnung der Mitarbeiter bei der Kontenanlage und nochmals x Tage vor dem Verfall aktiviert werden. Der Verfall wird vom System verbucht und vermerkt.

Auswertungen

Über geeignet aufgebaute Ansichten kann jederzeit die Urlaubssituation im Unternehmen analysiert werden und zwar auf Mitarbeiter-, Abteilungs- und Unternehmensebene. Dabei können der Gesamturlaubsanspruch, die Resturlaubstage, die genommen Erholungsurlaubstage, Sonderurlaubstage und Ausgleichtage pro Monat und der noch verbleibende Anspruch ausgewertet werden.

We4IT Vacation Express Bundle

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We4IT GroupCalendar

Der Lotus Notes Gruppenkalender

Der We4IT GroupCalendar ist ein Gruppenkalender für die IBM Lotus Notes/Domino® Plattform und ermöglicht die einfache Koordinierung Ihrer Termine, zeigt die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen an und hilft Ihnen bei der Erstellung von Wochen- und Monatsübersichten. Mit der Web 2.0 Oberfläche ist die Nutzung über den Browser genauso wie mit dem Lotus Notes Client® möglich. Mit diesem umfangreichen Werkzeug haben Sie endlich alle Termine im Griff, und Ihr Time Management erreicht eine neue Dimension!

Der We4IT GroupCalendar ist eine optimale Ergänzung zum IBM Lotus Notes® Kalender!

 

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Probleme im Alltag

  • Nervige Planung von Terminen und Besprechungen über E-Mail, dem Sekretariat, dem Telefon oder dem „Flurfunk“.
  • Unbefriedigende Auskunftsfähigkeit bei Anrufen, wenn Mitarbeiter momentan nicht verfügbar sind.
  • Verfügbarkeit von Ressourcen, Gruppen und einzelnen Mitarbeitern nicht richtig einsehbar…
  • ...und daraus folgt oft eine Doppelbelegung von Terminen
  • Terminänderung oder Verschiebung ist häufig mit großem Aufwand verbunden
  • Probleme beim Einsehen von Terminen unterwegs

Lösung der Probleme mit unserem IBM Lotus Notes® Gruppenkalender

Mit dem We4IT GroupCalendar 4.0 gehören die Probleme der Vergangenheit an. Durch die zentrale Ablage relevanter Termin- und Aufgabeninformationen involvierter Mitarbeiter, können Besprechungen schnell geplant und bereits verplante Zeit oder Abwesenheit schnell eingesehen werden. Mit der umfangreichen Webfähigkeit ist es auch unterwegs möglich, Termine zu erstellen und einzusehen.

Durch die Freie-Zeit-Suche wird eine Doppelbelegung von Terminen verhindert und macht die Abstimmung von Terminen gleichzeitig komfortabler

Funktionen im We4IT GroupCalendar

  • Flexible Konfiguration mehrerer Gruppenkalender (z. B. je Abteilung)
  • Komplette Webfähigkeit (komfortables Arbeiten über Web 2.0-Framework)
  • Einfache Erstellung von Terminen/Meetings für andere Personen (Stellvertreterregelungen) direkt im Gruppenkalender (Notes und Web)
  • Revisionssichere Rechtevergabe und Schutz der Privatsphäre
  • In Echtzeit: Übernahme der Termine und Aufgaben aus dem persönlichen Kalender zum Gruppenkalender
  • Eine Filterfunktion zur besseren Übersicht
  • Steuerung durch eine zentrale Administrationsdatenbank
  • Tages-, Wochen- und Monatsansichten (auch ausdruckbar)
  • Spezielle Urlaubsansichten oder direkte Einbindung des We4IT VacationManagement
  • Freie-Zeit-Suche
     

Der We4IT GroupCalendar ist eine optimale Ergänzung zum IBM Lotus Notes® Kalender!

Er holt sich alle Einträge aus dem Lotus Notes Kalender und führt Sie zu einem einzigen Gruppenkalender zusammen. Dort bekommen Sie einen detaillierten Überblick der Termine Ihrer Mitarbeiter. Jedes Team bekommt seinen eigenen Gruppenkalender.

Es wird ein Verantwortlicher für den Kalender definiert, der den Kalender verwaltet ohne Administrationskenntnisse besitzen zu müssen. Aufnahme im Gruppenkalender ist revisionssicher, mit Genehmigung (Workflow) durch den Mitarbeiter selber.

Einfache Konfiguration/Administration

Die Konfiguration vom Gruppenkalender ist einfach und intuitiv. Sie können den Gruppenkalender nach Ihren Wünschen konfigurieren und anpassen. Durch individuelle Einstellung von ACL-Rechten sieht der Mitarbeiter auch nur das, was er sehen und bearbeiten soll. Private Termine werden als „Privat“ angezeigt. Die zentrale Administration der einzelnen Notes Gruppenkalender und der zugehörigen Mitglieder ist einfach und schnell vorzunehmen. Spätere Änderungen (z. B. Hinzufügen einer Person) sind sofort wirksam. Änderungen an der Mail-Schablone sind nicht erforderlich.


Ihre Vorteile

  • Schnelle Übersicht über die Termine und Aufgaben der Mitarbeiter
  • Alle Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter auf einen Blick 
  • Nutzung über das Web/Intranet ohne Notes Client
  • Keine Zeitverluste bei der Abstimmung von Terminen zwischen Innen- und Außendienstmitarbeitern
  • Zeitersparnis durch schnelle Terminplanung  

Passen Sie den We4IT GroupCalendar einfach Ihren individuellen Bedürfnissen an!

 

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