We4IT GroupCalendar - Der Lotus Notes Gruppenkalender

Der We4IT GroupCalendar ist ein Gruppenkalender für die IBM Lotus Notes/Domino Plattform und ermöglicht die einfache Koordinierung Ihrer Termine, zeigt die Verfügbarkeiten Ihrer Kollegen an und hilft Ihnen bei der Erstellung von Wochen- und Monatsübersichten. Mit der Web 2.0 Oberfläche ist das Nutzen über den Browser genauso wie mit den Lotus Notes Client möglich. Mit diesem umfangreichen Werkzeug haben Sie endlich alle Termine im Griff und Ihr Time Management erreicht eine neue Dimension!

Ihr Nutzen beim Gruppenkalender

  • Schnelle Übersicht über die Termine und Aufgaben der Mitarbeiter
  • Nutzung über das Web/Intranet ohne Notes Client
  • Keine Zeitverluste bei der Abstimmung von Terminen zwischen Innen- und Außendienstmitarbeitern
  • Alle Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter auf einen Blick
  • Zeitersparnis durch schnelle Terminplanung

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Probleme im Alltag

  • Nervige Planung von Terminen und Besprechungen über E-Mail, dem Sekretariat, dem Telefon oder dem „Flurfunk“.
  • Unbefriedigende Auskunftsfähigkeit bei Anrufen, wenn Mitarbeiter momentan nicht verfügbar sind.
  • Verfügbarkeit von Ressourcen, Gruppen und einzelnen Mitarbeitern nicht richtig einsehbar…
  • ...und daraus folgt oft eine Doppelbelegung von Terminen
  • Terminänderung oder Verschiebung ist häufig mit großem Aufwand verbunden
  • Probleme beim Einsehen von Terminen unterwegs

Lösung der Probleme mit unserem Lotus Notes Gruppenkalender

Mit dem We4IT GroupCalendar 4.0 gehören die Probleme der Vergangenheit an. Durch die zentrale Ablage relevanter Termin- und Aufgabeninformationen involvierter Mitarbeiter, können Besprechungen schnell geplant und bereits verplante Zeit oder Abwesenheit schnell eingesehen werden. Mit der umfangreichen Webfähigkeit ist es auch unterwegs möglich, Termine zu erstellen und einzusehen.

Durch die Freie-Zeit-Suche wird eine Doppelbelegung von Terminen verhindert und macht die Abstimmung von Terminen gleichzeitig komfortabler.

Funktionen im We4IT GroupCalendar

  • Flexible Konfiguration mehrerer Gruppenkalender (z. B. je Abteilung)
  • Komplette Webfähigkeit (komfortables Arbeiten über Web 2.0-Framework)
  • Einfache Erstellung von Terminen/Meetings für andere Personen (Stellvertreterregelungen) direkt im Gruppenkalender (Notes und Web)
  • Revisionssichere Rechtevergabe und Schutz der Privatsphäre
  • In Echtzeit: Übernahme der Termine und Aufgaben aus dem persönlichen Kalender zum Gruppenkalender
  • Eine Filterfunktion zur besseren Übersicht
  • Steuerung durch eine zentrale Administrationsdatenbank
  • Tages-, Wochen- und Monatsansichten (auch ausdruckbar)
  • Spezielle Urlaubsansichten oder direkte Einbindung des We4IT VacationManagement
  • Freie-Zeit-Suche

Der Gruppenkalender ist eine optimale Ergänzung zum Lotus Notes Kalender!

Er holt sich alle Einträge aus dem Lotus Notes Kalender und führt Sie zu einem einzigen Gruppenkalender zusammen. Dort bekommen Sie einen detaillierten Überblick der Termine Ihrer Mitarbeiter. Jedes Team bekommt seinen eigenen Gruppenkalender.

Es wird ein Verantwortlicher für den Kalender definiert, der den Kalender verwaltet ohne Administrationskenntnisse besitzen zu müssen. Aufnahme im Gruppenkalender ist revisionssicher, mit Genehmigung (Workflow) durch den Mitarbeiter selber.

Einfache Konfiguration/Administration

Die Konfiguration vom Gruppenkalender ist einfach und intuitiv. Sie können den Gruppenkalender nach Ihren Wünschen konfigurieren und anpassen. Durch individuelle Einstellung von ACL-Rechten, sieht der Mitarbeiter auch nur das, was er sehen und bearbeiten soll. Private Termine, werden als „Privat“ angezeigt. Die zentrale Administration der einzelnen Notes Gruppenkalender und der zugehörigen Mitglieder ist einfach und schnell vorzunehmen. Spätere Änderungen (z. B. Hinzufügen einer Person) sind sofort wirksam. Änderungen an der Mail-Schablone sind nicht erforderlich.


Ihre Vorteile

  • Schnelle Übersicht über die Termine und Aufgaben der Mitarbeiter
  • Alle Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter auf einen Blick 
  • Nutzung über das Web/Intranet ohne Notes Client
  • Keine Zeitverluste bei der Abstimmung von Terminen zwischen Innen- und Außendienstmitarbeitern
  • Zeitersparnis durch schnelle Terminplanung  

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