Wie Sie kosteneffizientes und rechtssicheres E-Mail-Management zentral im Unternehmen etablieren

GROUP Technologies - Oliver Martens, Regional Sales Manager

Über E-Mail werden heute binnen Minuten weltweit alle Arten von Informationen verteilt - intern und extern. Kein anderes Medium ist ähnlich schnell und wirtschaftlich. Doch die Verwendung von E-Mail im Geschäftsprozess setzt Unternehmen neuen Formen von Risiken aus. Deshalb ist es wichtig, die Aspekte einer sicheren und rechtskonformen Verwendung des Mediums E-Mail zu beachten. Zusätzlich ist die prozessorientierte Steuerung der E-Mail-Kommunikation ein wesentlicher Faktor zur Steigerung der Effizienz und Produktivität.

Integration ist das Schlüsselwort zu mehr Sicherheit und Produktivität im E-Mail Geschäftsprozess. Deshalb bieten wir Ihnen ein umfassendes Lösungspaket zum E-Mail-Management, das alle notwendigen Bausteine auf dem Weg zur E-Mail-Compliance beinhaltet. Beginnend beim Viren- und Spamschutz, über Verschlüsselung und Haftungsausschluss bis hin zu rechtssicheren Archivierung decken wir alle Aspekte eines durchgängigen E-Mail-Managements ab.

Selbstverständlich für uns: Die Unterstützung der führenden E-Mail-Plattformen Lotus Domino und Microsoft Exchange/SMTP. Im Fokus steht dabei jederzeit das zentrale Management der gesamten elektronischen E-Mail-Kommunikation - und das ganze ohne Interaktion der Endanwender. Das heißt für Sie: Ein zentraler E-Mail-Geschäftsprozess, der den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen genügt. Heute und in Zukunft!

Der strategische Erfolgsfaktor: die Einbindung von E-Mails in die Prozesse
Unternehmen definieren Prozesse, um ihre Effizienz zu steigern und den Mitarbeitern sowie Kunden Richtlinien im Umgang mit der Organisation zu geben. Dies gilt insbesondere für den Bereich Kommunikation. So sind zum Beispiel 4-Augen-Prinzip oder Vertretungsregelungen für Post und Telefonverkehr klar geregelt, während die Umsetzung für E-Mail nicht definiert ist.

Oft mangelt es an Vorgaben oder Regeln bei der Nutzung von E-Mail. Dies führt nicht nur zu einer Verschwendung von teuren Ressourcen sondern erhöht auch die Risiken für die Organisation und deren Entscheidungsträger.

Zentrales E-Mail-Management mit der iQ.Suite legt die Prozesse für die Verwendung von E-Mail zuverlässig fest und sorgt für die unternehmensweite Einhaltung dieser Prozesse. Dies führt letztlich zur Entlastung der Mitarbeiter und steigert beispielsweise die Effizienz bei der Beantwortung von Anfragen.

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